Jenis, Tujuan, dan Masalah yang Perlu Diantisipasi saat Menata Arsip

Hampir semua kegiatan di perusahaan, baik di pemerintahan maupun swasta, menggunakan berbagai data dan informasi yang lantas ‘direkam’ dalam arsip. Kemudian supaya dokumen-dokumen yang tersimpan tak berceceran atau jatuh ke pihak tak bertanggungjawab, penataan arsip pun perlu diterapkan perusahaan yang membuat aksesnya lebih praktis.

Lantas, apa itu penataan untuk arsip-arsip di perusahaan? Seperti apa tujuan dan masalah yang sebaiknya diantisipasi supaya prosesnya berjalan lancar?

Arsip dan jenisnya berdasarkan kegunaan

Mari kita kenali makna arsip terlebih dulu. Secara garis besar, arsip merupakan dokumen, bukti, atau rekaman dari aktivitas maupun  transaksi yang berkaitan dengan layanan sampai pengambilan keputusan. Kemudian berdasarkan Undang-undang 43/2009  tentang Kearsipan menjelaskan bahwa arsip terdiri atas rekaman kegiatan atau peristiwa yang disimpan dalam media yang beragam mengikuti perkembangan teknologi dan komunikasi

Berdasarkan fungsi dan kegunaan, terdapat dua jenis arsip yang perlu diketahui, antara lain:

• Arsip dinamis. Jenis arsip yang digunakan secara langsung oleh pencipta dokumen untuk kemudian disimpan dalam jangka waktu tertentu;
• Arsip statis. Jenis arsip yang dihasilkan karena mengandung nilai guna kesejarahan yang masa retensinya sudah habis, sehingga perlu dibuat permanen dan diverifikasi pihak tertentu (misalnya Arsip Nasional Republik Indonesia dan Lembaga Kearsipan).

Tujuan dan masalah dalam penataan dokumen

Ketika menerapkan penataan arsip, perusahaan tentunya mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Misalnya saja memelihara dokumen agar terjaga baik, aman, dan teratur, sehingga mudah diakses atau ditemukan. Dengan begitu, Anda dan karyawan lain tak akan membuang-buang waktu maupun tenaga, sehingga dapat fokus mengerjakan kegiatan operasional lainnya.

Di sisi lain, menata arsip, terutama kalau jumlahnya sudah banyak, bukan perkara mudah. Anda bersama karyawan-karyawan yang menangani dokumen harus memastikan sarana dan prasarana yang disediakan sudah layak. Selain itu, ada sistem dan prosedur yang harus Anda ikuti.

Kemudian, Anda perlu mengantisipasi sejumlah masalah yang kerap muncul, di antaranya:

• Kurangnya perhatian dari atasan, entah pimpinan atau manajer yang semestinya mengawasi proses penataan. Alhasil, dokumen tak tersimpan sesuai urutan;
• SDM yang kurang cakap menangani arsip, entah dari segi jumlah maupun pengalaman atau kemampuan yang dikuasai;
• Tempat penyimpanan arsip yang kurang sesuai, entah untuk arsip dinamis maupun statis, yang bakal mempengaruhi kualitas dokumennya.

Dengan memahami pengertian, tujuan, hingga masalah yang perlu diantisipasi, Anda dijamin lebih mudah mengelola arsip perusahaan. Kalaupun belum berpengalaman dalam menata dokumen-dokumen tersebut, Anda dapat mempercayakan penyedia layanan profesional yang tahu tahapan pengelolaannya.

Semoga setelah membaca artikel ini, Anda dapat menyiapkan penataan arsip sesuai kebutuhan hingga situasi perusahaan. Jadi, dokumen-dokumen yang dikelola mudah dimasukkan, disimpan, maupun dikeluarkan tanpa membuatnya berantakan atau sampai hilang.