5 Tips Penyimpanan Dokumen Penting agar Aman dan Tidak Rusak
Bagi perusahaan, penyimpanan dokumen dengan cara yang aman dan tepat jadi salah satu aktivitas krusial yang wajib dilakukan. Pasalnya, banyak dokumen-dokumen penting yang tentu mengandung informasi krusial yang harus terjaga keamanannya. Ditambah lagi, dokumen fisik juga harus disimpan dengan benar agar tidak rusak. Penyimpanan box arsip dari Crown Records Management bisa menjadi solusi terbaik.
Penyimpanan dokumen perusahaan sendiri bisa dilakukan di area kantor (on-site), maupun di luar area kantor (off-site). Untuk penyimpanan dokumen on-site, ada beberapa poin penting yang perlu Anda perhatikan dan lakukan untuk menjaga keamanan dan kondisi dokumen fisik. Apa saja, ya?
1. Simpan dokumen dalam lingkungan yang stabil.
Kertas sangat rentan akan risiko kerusakan karena tempat penyimpanan yang terlalu lembap, terlalu panas, ataupun terlalu terang. Pasalnya, kondisi-kondisi tersebut bisa memicu kemunculan serangga maupun polutan yang dapat merusak kondisi kertas (misalnya rayap dan jamur). Oleh karena itu, ruang penyimpanan dokumen on-site idealnya perlu didesain secara khusus untuk menjaga kondisi kertas.
2. Pastikan dokumen tersimpan dengan aman dari pencurian.
Dalam menjaga dokumen agar bebas dari risiko pencurian, Anda bisa mulai dari 3 hal berikut ini:
- Keamanan bangunan.
- Otoritas akses ke dalam ruang penyimpanan dokumen.
- Kerahasiaan tempat penyimpanan dokumen.
3. Jauhkan dokumen dari risiko kebakaran.
Tak hanya mudah rusak karena faktor lingkungan, kertas jelas mudah terbakar. Dengan demikian, risiko kebakaran jelas merupakan salah satu risiko yang wajib diantisipasi sejak dini. Anda bisa pastikan dulu bahwa temperatur ruang tempat penyimpanan dokumen tidak berisiko meningkat secara drastis pada waktu-waktu tertentu atau terpapar sinar matahari secara langsung.
4. Buat katalog isi masing-masing box arsip.
Dokumen kertas saat ini biasa disimpan di dalam wadah yang disebut sebagai box atau kotak arsip. Dan dalam penyimpanannya, pastikan Anda membuat katalog isi dari masing-masing box arsip dan memberikan label pada kotaknya. Meskipun prosesnya jelas makan waktu dan tenaga banyak, hal ini penting untuk memastikan isi box arsip terdata dengan lengkap dan mempermudah proses pencarian dokumen saat dibutuhkan nanti.
5. Gunakan jasa penyimpanan box arsip.
Seperti yang mungkin sudah Anda sadari, penyimpanan dokumen on-site memang butuh resource yang tak sedikit, baik itu dari segi waktu, tenaga, ataupun biaya. Oleh karena itu, tak sedikit perusahaan yang masih menyimpan dokumen apa adanya karena keterbatasan resource, bahkan meskipun dokumennya penting sekalipun.
Untungnya, masalah tersebut sudah ada solusinya. Pasalnya, Anda bisa manfaatkan layanan peyimpanan dokumen seperti penyimpanan box arsip dari Crown Records Management. Dengan memanfaatkan layanan ini, Anda pun bisa mengelola kantor dengan lebih efisien tanpa harus mengabaikan faktor keamanan serta kemudahan akses arsip.
Dengan penyimpanan box arsip dari Crown Records Management, seluruh dokumen Anda akan ditangani profesional dalam sistem manajemen data yang canggih. Plus, lokasi penyimpanannya yang berstandar internasional benar-benar menjamin keamanan informasi dan melindungi kondisi dokumen dengan baik.
Sumber: